Kısa cevap
Ofis taşımada amaç, işin en az kesintiyle yeni adreste devam etmesidir. Bunun için taşınma 4-6 hafta önceden planlanır, bir sorumlu kişi atanır, yeni ofisin yerleşim planı çıkarılır, arşiv ve bilgisayarlar numaralı etiketle kolilenir ve taşıma çoğunlukla mesai dışında, hafta sonu veya akşam yapılır. İnternet ve telefon hatları yeni adreste taşınmadan önce hazır olmalıdır.
Ofis taşımanın ev taşımadan farkı
Ev taşımada öncelik eşyanın korunmasıdır; ofis taşımada buna bir öncelik daha eklenir: iş sürekliliği. Bir muayenehane, muhasebe bürosu veya mağaza kapalı kaldığı her gün müşteri ve gelir kaybeder. Bu yüzden ofis taşımanın takvimi, çalışanların ve müşterilerin günlük akışını en az etkileyecek şekilde kurulur.
Ofiste eşya türleri de farklıdır: dosya dolapları, arşiv klasörleri, bilgisayarlar, sunucu ve ağ cihazları, yazıcılar, toplantı masaları ve bazen kasa gibi ağır parçalar. Her birinin paketleme ve taşıma yöntemi ayrıdır. Diyarbakır ofis taşıma işlerinde Yenişehir’in Ofis semti gibi iş yerlerinin yoğun olduğu bölgelerde park ve trafik koşulları da planın parçasıdır.
Planlama: 4-6 hafta önceden başlayın
Ofis taşımasında ilk adım, süreci yönetecek bir sorumlu belirlemektir. Bu kişi nakliyat firmasıyla, bina yönetimiyle, BT desteğiyle ve çalışanlarla iletişimi yürütür. Ardından yeni ofisin kat planı üzerinde her masanın, dolabın ve cihazın nereye konacağı işaretlenir; bu plan taşınma günü ekibe verilir.
Yeni adreste elektrik tesisatı, priz yerleri, internet altyapısı ve varsa klima montajı eşya gelmeden tamamlanmalıdır. İnternet hattı nakli veya yeni hat başvurusu birkaç hafta sürebildiği için bu iş listenin başında yer almalıdır.
- Taşınma sorumlusunu belirleyin ve görev dağılımını yapın.
- Nakliyat firmasından ekspertiz ve yazılı teklif alın.
- Yeni ofisin yerleşim planını çıkarın, masa ve dolaplara numara verin.
- İnternet, telefon ve elektrik altyapısını önceden hazırlatın.
- Müşterilere, tedarikçilere ve ilgili kurumlara adres değişikliğini duyurun.
Arşiv, evrak ve kişisel masaların paketlenmesi
Arşiv klasörleri ağır olduğu için küçük ve sağlam kolilere, sıralarını bozmadan yerleştirilir. Her koliye hangi dolaptan ve hangi raftan çıktığı yazılırsa yeni ofiste düzen aynen kurulabilir. Gizlilik taşıyan evraklar kapalı ve bantlanmış kolilerde, mümkünse sorumlu kişinin gözetiminde taşınmalıdır.
Taşınma öncesi, saklama süresi dolmuş evrakların yasal süreler göz önünde tutularak ayıklanması hacmi ciddi ölçüde azaltır. Her çalışanın kendi masasındaki kişisel eşyayı ve evrakı bir-iki koliye toplaması ve kolisine adını ve yeni masa numarasını yazması, taşınma sonrası karışıklığı önler.
Bilgisayar, sunucu ve elektronik ekipman
Bilgisayarlar ve ağ cihazları taşınmadan önce verilerin yedeklenmesi şarttır. Sunucu veya ağ dolabı varsa kabloların hangi porta takılı olduğu fotoğraflanır ya da etiketlenir. Kasa, monitör, klavye ve kablolar aynı numarayla etiketlenir; böylece yeni ofiste her iş istasyonu doğru masaya kurulur.
Monitörler ekran yüzeyi korunarak sarılır, yazıcıların toner ve kartuşları çıkarılarak ayrı paketlenir. Bu ekipmanlar araçta ağır mobilyaların altına değil, sabitlenmiş ve darbeden korunmuş bir bölüme yerleştirilir. BT kurulumunun taşınma sonrasında kimin tarafından yapılacağı önceden netleştirilmelidir.
- Taşımadan önce tüm verileri yedekleyin.
- Kabloları ve bağlantıları fotoğraflayın, etiketleyin.
- Her iş istasyonunun parçalarını aynı numarayla işaretleyin.
- Toner ve kartuşları yazıcıdan çıkarıp ayrı paketleyin.
İş kesintisini azaltma yöntemleri
İş kesintisini azaltmanın en etkili yolu, taşımayı mesai dışına almaktır. Cuma akşamı başlayıp hafta sonu tamamlanan bir taşıma, pazartesi sabahı ofisin çalışır durumda açılmasını sağlar. Büyük ofislerde taşıma bölüm bölüm yapılabilir: önce arşiv ve ortak alanlar, sonra çalışma masaları, en son da müşteriyle doğrudan temas eden birimler.
Çok katlı iş merkezlerinde bina asansörünün taşınma saatlerinde ayrılması için yönetimle önceden görüşmek gerekir. Asansör yetersizse veya mobilyalar büyükse dış cephe asansörüyle taşıma, ortak alanları meşgul etmeden hızlı bir akış sağlar. Kayapınar ve Yenişehir’deki yeni iş merkezlerinde bu yöntem sıkça tercih edilir.
Mağaza ve depo gibi stoklu iş yerlerinde, taşınmadan önce stok sayımı yapmak ve ürünleri kategori bazında kolilemek, yeni adreste satışa hızlı dönüşü sağlar. Diyarbakır Organize Sanayi Bölgesi veya sanayi sitelerindeki iş yerlerinde ağır ekipman varsa bunun taşınması ayrıca değerlendirilir.
Taşınma sonrası kontrol ve Diyarbakır Toprak Nakliyat desteği
Taşınma bittiğinde sorumlu kişi, yerleşim planına göre her masanın ve dolabın doğru yerde olduğunu, arşiv kolilerinin eksiksiz geldiğini ve cihazların çalıştığını kontrol etmelidir. Tabela, vergi dairesi, ticaret sicili ve ruhsat gibi adres değişikliği gerektiren resmi işlemler de bu aşamada tamamlanır.
Diyarbakır Toprak Nakliyat; Diyarbakır içinde ve Şanlıurfa, Gaziantep, Batman, Mardin gibi hizmet illerine ofis ve iş yeri taşıma hizmeti verir. Mobilya sökme-kurma, paketleme ve gerektiğinde eşya depolama ile birlikte planlanan taşıma için 0536 711 41 23 numarasından ücretsiz ekspertiz talep edebilirsiniz.
Farklı iş yeri türleri için özel notlar
Her iş yeri aynı şekilde taşınmaz. Muayenehane ve kliniklerde tıbbi cihazların üretici talimatına göre sökülüp taşınması ve hasta randevularının taşınma günlerine göre düzenlenmesi gerekir. Muhasebe ve hukuk bürolarında arşivin gizliliği ve sırası ön plandadır.
Mağazalarda raf sistemleri, vitrin camları ve stok ürünleri ayrı ayrı planlanır; ürünlerin kategori bazında kolilenmesi yeni mağazada rafların hızla dolmasını sağlar. Restoran ve kafelerde ise endüstriyel mutfak ekipmanının gaz ve elektrik bağlantılarının yetkili kişilerce sökülmesi gerekir. Bağlar ve Yenişehir’deki cadde üstü iş yerlerinde yükleme için aracın yanaşabileceği saatler trafik yoğunluğuna göre seçilir.
- Muayenehane: tıbbi cihazlar ve hasta randevu planı
- Büro: arşiv sırası ve gizlilik
- Mağaza: raf sistemi, vitrin ve stok kolileme
- Restoran ve kafe: yetkili kişilerce gaz ve elektrik sökümü
Sık sorulan sorular
Ofis taşıma hafta sonu yapılabilir mi?
Evet. İş kesintisini azaltmak için ofis taşımaları sıklıkla cuma akşamı veya hafta sonu yapılır. Bu sayede ofis pazartesi sabahı yeni adreste çalışır durumda açılabilir. Bina yönetiminin hafta sonu kurallarını önceden öğrenmek gerekir.
Ofis taşımaya ne kadar önceden hazırlanmalı?
Küçük ofisler için 3-4 hafta, daha büyük iş yerleri için 4-6 hafta önceden planlama önerilir. İnternet hattı nakli, yeni ofisin tesisat hazırlığı ve müşterilere duyuru bu sürenin önemli kısmını oluşturur. Erken planlama, taşınma günündeki aksaklıkları azaltır.
Bilgisayarlar taşınmadan önce ne yapılmalı?
Tüm veriler yedeklenmeli, kablolar ve bağlantılar fotoğraflanıp etiketlenmeli, her iş istasyonunun parçaları aynı numarayla işaretlenmelidir. Monitörler ekran yüzeyi korunarak sarılır ve araçta darbeden korunan bir bölüme yerleştirilir. Kurulumun kim tarafından yapılacağı önceden belirlenmelidir.
Arşiv dosyaları nasıl taşınır?
Arşiv klasörleri sırası bozulmadan küçük ve sağlam kolilere yerleştirilir, her koliye hangi dolap ve raftan çıktığı yazılır. Gizlilik taşıyan evraklar kapalı kolilerde, sorumlu kişinin gözetiminde taşınır. Böylece yeni ofiste düzen aynen kurulabilir.